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75个诀窍展现快速工作法

图文并茂，一目了然

工作效率高总是有原因的，在你没看到的时候，他们做了很多事：按有限程度设置自动筛选邮件、私人定制工具栏、利用两条线建立思考模式……

封面立体设计，秒针上奔跑的小人体现出争分夺秒，在工作中与时间竞赛

内容简介

工作中常常需要制作电子文档或电子表格、处理邮件、传递信息、布置或接收工作、召开会议等，在此期间，能否做到使用快捷键、邮件分类、记住每件任务、做好会议准备和记录等，就决定了你和快速工作者的差距。

-需要简单汇报的事情，却准备了10页纸

-找领导签字，去了三次他都不在

-重要的邮件，反复查看收件箱也没找到

-开会一小时，才发现会议内容与其中两位与会者全然无关

……

你是否也出现过上述情况？一次还是好几次？这就是工作效率低的原因。大家同在一个办公区，工作速度却参差不齐，那么工作效率高的人在你没看到的时候都做了些什么呢？本书就将揭示他们的工作方法，以图文并茂的形式讲述75个诀窍，帮助你注意信息传递和输入方式，掌握高效思考模式，杜绝泡沫时间，避免重复行为，实现快速工作。

作者简介

木部智之。

毕业于横滨国立大学大学院环境信息学府工程研究科，日本IBM高级项目经理。

2002年作为系统工程师进入IBM日本分公司，三年后成为项目经理。2006年，在开展项目当中与菲律宾人共事，这些菲律宾成员不仅掌握了流利的英语，对于日语等其他语言也运用自如，而且工作能力优秀，令作者深受触动，开始反省自己能否算是国际化人才。此后便开始探索作为能够活跃在国际舞台上的商务人士应该掌握的各种技能。

2009年，担任公司高管。2010年被委任为公司*大规模的系统开发项目的负责人，曾前往中国大连赴任，现在依然担任着此项目的负责人，领导着包括日本以及大连等地数百人的团队。在项目团队内部，作者开设了各种商务技巧的讲座，培训团队成员。这些培训内容在公司内部也获得了好评。

目录

序?言

第一章　有准备才会高效

准备

01　遵守提高效率三原则

02　保证迅猛的起步速度

03　脚踏实地迈出第一步

04　预测最耗时的环节

05　三次以上就要总结技巧

06　不要坚持完美主义

期限

07　出现意外时如何应对？

08　独自工作更需要确定期限

09　切忌深陷拖延的泥沼

第二章　让高效快速成为习惯

文具

10　颠覆网格笔记本的使用常规

11　善用手账

12　备一支可以“加速”的笔

13　零秒选好衣服的诀窍

邮件

14　每封邮件只读一遍

15　节省写问候语的时间

16　按优先程度自动筛选邮件

17　掌握最快速的录入顺序

18　用好“未读邮件”的标记

19　不让滚动条出现

资料

20　制作文档前期要靠手写

21　随时存储有用的资料

22　设计一个文档制作的模板

23　工具栏一定要“私人定制”

24　学会从打印的资料里淘宝

快捷键

25　扔掉鼠标

26　必须牢记的六大快捷键

27　光标快速移动技巧

28　万能的Alt键

电子表格

29　你所不知道的电子表格的威力

30　如何瞬间复制粘贴1000行

31　四大绝技让你领略函数的魅力

32　加减乘除一步搞定

33　用验算杜绝致命错误

第三章　团队速度是提速的保障

零等待

34　杜绝“泡沫时间”

35　凡事要当机立断

36　如何拦住领导

37　回复每一封邮件

38　了解团队成员的反应速度

39　力争“会上的问题会上解决”

40　学会发邮件提醒别人联系自己

41　共享邮件“24小时原则”

表达方式

42　邮件内容不要超过一张A4纸

43　学会用图说话

44　常备复印纸和彩笔

45　输出信息时要“量力而行”

布置工作

46　下属的麻烦让他们自己解决

47　理解截止日期的真正含义

48　设置检查环节

49　启发下属自己解决问题

召开会议

50　合理挑选与会者

51　规定好会议结束时间

52　表达意见要使用白板

53　不开没有准备的会

54　不需要凑数的发言

第四章没时间也要挤出时间

碎片时间

55　使用传统的低端手机

57　找准公交车中的最佳位置

58　公交车上坐不坐，全看当日计划

59　随身携带文具和笔记本

60　决定好付出的底线

聚焦当下

61　打造专属自己的私人空间

62　不做权宜之计

63　不说自己很忙

64　文件与邮件的处理不过夜

第五章　掌握思考模式，加快思考速度

输入模式

65　关注事实

66　要善于改变“视点”“视野”和“视角”

67　以最短的途径触及事物本质

68　善于提出质疑

69　不要只看绝对数字

70　坚持手写

思维模式

71　不要漫无目的地思考

72　快速思维的思考模式（1）利用MECE分析法把握全貌

73　快速思维的思考模式（2）使用金字塔模式进行结构化分层

74　快速思维的思考模式（3）解决问题的思考模式

75　利用两条线建立思考模式

结　语

精彩书摘

乘坐电梯时，我们要摁两个按钮：到达楼层的数字按钮和关门按钮。那么，你知道先按哪个按钮会更快吗？答案是关门按钮。

统筹安排不同，工作效率也会发生变化。因此，统筹是工作安排中的重中之重。所谓统筹，简而言之，就是以什么顺序推进工作。在我看来，最合理的安排是遵循以下 6 个步骤。听起来好像有点儿复杂，但是只要记住一点：统筹的核心就是要提前预测最耗时的环节，余下的就是围绕这个环节安排先后次序。就如同我们刚刚提到的乘坐电梯的例子，让电梯运行起来最花时间的是关门，因此应该先摁关门按钮。

【步骤 1】确定工作目标

首先，我们需要确定工作目的，以及工作需要进行到什么程度，这就是我们的目标。

【步骤 2】化整为零

所有的工作都是若干道小工序的集合。我们应该将一个完整的工作进程，合理拆分成几个部分来安排。

【步骤 3】确定每一步需要的时间

接下来就是要预测出每个部分工作所需要花费的时间。在这个阶段，对时间的估算不用十分精确，以 10 分钟、一小时、半天这样的单位估算即可。

【步骤 4】预测最耗时的环节

重点来了，你必须预测出哪个环节会花费最多的时间，因为所有工作都需要围绕这个环节有计划地展开。

【步骤 5】清楚地认识各个工作环节之间的相互关系

每一个细小的工作之间都存在着相互依赖、互为因果、彼此关联的关系。看清这一点，才能决定怎样安排顺序，哪几个环节可以同时推进。

【步骤 6】决定工作的先后顺序

思考完步骤 1 到步骤 5，我们最后需要解决的是排序问题，也就是说设计出最佳顺序，以确保可以用最短的时间实现目标。统筹安排其实就像是在做拼图，一定要将最耗时的环节作为中心，其他工作围绕它开展。

这个统筹六步法也可以运用到生活之中。例如，在便利店结账的时候，你可以试试用什么顺序最快。当你要买盒饭、瓶装饮料和甜点时，“给盒饭加温”是最耗时的，所以为了让店员可以在第一时间把盒饭放到微波炉加热，你应该把它放在购物篮的一侧，并且将这一侧面向店员。这样，对方就可以第一时间扫好盒饭的条码并将其放入微波炉加热。而在加热完成前，店员可以继续结算其他商品，而且还有时间完成支付、找零等环节。等到加热完毕，你要做的就只有拎上盒饭离开了。

如果你在生活中已经将统筹六步法运用自如，那么在工作中一定也可以随时下意识地实践这个方法。

前言/序言

提高效率的诀窍隐藏得很深

我之所以动笔写这本书，是因为我希望可以将提高工作效率的各种技能分享给大家，让

每一个人都能迅速掌握并运用。在我们身边，有人每天加班加点却还是做不完工作，这些是低效的人；有人成果显著并且游刃有余，这些是高效的人。提高工作效率，是每一位职场人士的心愿，但提高效率的技巧和诀窍，却几乎没有共享的可能。究其原因，是因为虽然从结果上看，工作的快慢有目共睹，但是究竟是什么造成了速度上的差距，其过程不得而知。因此，也就很难将其传授他人，仿佛所有秘诀都藏在黑匣子里面。

以快捷键的使用为例，这是一个众所周知的技巧，但你可能无法想象，工作效率高的人使用快捷键有多么娴熟。遗憾的是，一直以来，这类提高效率的细节大都不足为道。然而，虽然是否能够熟练使用快捷键，落实到完成一个指令上相差不过数秒，但正是这样的点滴累，反映到结果上就会形成极大的差别。

当一个人资历渐长，身边的人也就不便再对其指指点点，提醒他该如何提高工作效率。如此一来，所谓的行为模式和思考模式，也就停留在低效率的水平上，日复一日，全无长进。相反，工作效率高的人一直遵循着自己的技巧，却以为这些都是理所应当，并没有想过这些都是可以与他人分享的秘诀。于是，两种类型的人差距变得越来越大。实际上，我以前也没有意识到自己的做法和别人有什么不同，直到身边同事惊讶地指出：“咦，你原来是这样做的呀！”听得多了，我才知道，自己在别人眼里是追求极速与高效的典范。当然，多年以来我都很有意识地在努力提高工作效率，只不过在被明确指出前，我以为其他人的做法和我并没有太大区别。知晓与否，实践与否，结果大不相同。

我是一名IT（信息技术）工程师，自进入IBM（国际商业机器公司）日本分公司工作起，已有 14 年。我在公司里几乎一直参与系统开发的项目，目前在规模极大、难度系数极高的系统开发项目中担任开发团队的负责人，领导数百名来自日本及中国大连的工作人员。上任之初，无论是工作进展还是工作质量，开发团队在项目组中都处于落后位置。但仅用了一年多的时间，我就让它大变身，成为遥遥领先的团队。当初接受这份工作时，团队远远落后于项目进程。为了追上大家，我不断思考如何才能最高效、最快速地出成绩。如果总是甘居末位，当然不可能有追上的一天。

至于我本人，每天从早到晚会议不断，所以必须要做到能够对几百名团队成员快速下达精准的指令，并且及时解决当天出现的问题。为了提高自己和团队成员的工作效率，我们运用了各种各样的工作诀窍，团队面貌大有改观。从进展到成果，我们都位居项目组首位。取得这样的成果，可能有人认为我们采用了一系列常人无法仿效的、难以操作的方法。其实不然。我们只是将很多普通的诀窍一点一滴地贯彻执行下来而已。就像所有工作效率高的人一样，我们并没有走什么捷径，只是掌握了很多小诀窍，同时也摸索出一些行之有效的方法。

如何避免麻烦？

本书要为大家介绍一个难登大雅之堂的技巧——当你无法在规定时间内完成任务时该如何应对。“严守期限”“拒绝拖延”“不要被各种诱惑拖下水”，这些道理我们都懂，但是在实际操作中，只靠漂亮话和大道理是行不通的。

其实，我和所有人一样，都有意志力薄弱的时候。一旦玩起游戏也会通宵达旦，难以自拔。再多自黑几句的话，我还是个特别怕麻烦的人；每天早上能多在床上赖一分钟就赖一分钟；喜欢喝啤酒到失去理智，几次想要戒掉都未能成功……这样的我都能够做到书中列举的种种技巧，各位读者大可放心实践。

或许，正是因为害怕麻烦，我才会一心想快速解决问题，搞定工作。不愿意因为任何多余的事情浪费一丝一毫的精力，这样的念头逼着我总结出这样一套工作方法。我知道，还有很多像我一样的普通人，在自己平凡而辛苦的工作岗位上，为了做出成绩而努力奋斗。衷心希望这本书能给你们带去一点儿启示和帮助。

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