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编辑推荐

《行政部规范化管理工具箱》以“行政办公规范化管理”为主题，表格化阐述，随查随用 ，随用随查，结合行政从业人员工作实际和作者多年的从业经验与总结，深入浅出，将行政工作进行细化、规范化，力求具体、细致、可操作。本书的实用工作表格可以从本社网站上下载使用。

内容简介

《行政部规范化管理工具箱》从行政办公人员的实际岗位出发，选取了行政办公人员在日常工作中常见的管理问题，借鉴吸收新的管理理念和方法，以规范化管理为主题，以岗位职责、工作细节规范、实用制度与表格为主要内容，进行了表格化阐述，为每个工作细节给出了可参照的执行建议，为现代企业行政工作的规范化提供了有效的指导范本。本书不仅适合行政办公管理人员使用，也适合企业高层管理人员、人力资源部工作人员、企业培训师及高校相关专业学生教师阅读、使用。

作者简介

北京汉文营销机构首席咨询师，资深企业文化建设导师。创立了一套“树旗帜、拿梯子、广传播”的企业文化系统建设理论。多家网站和杂志高级专家撰稿人。现主要从事管理咨询和管理培训工作。为400多家大众型企业单位提供过咨询和培训服务，在数十家的企业成功建立和实施规范化管理体系，一直致力于实实在在帮客户解决管理问题，深受企业好评。

目录

目录
第1章 行政部人员配置及岗位职责
1.1行政总监 002
1.2行政经理 002
1.3行政助理 003
1.4前台接待主管 004
1.5前台接待专员 005
1.6办公事务主管 006
1.7办公事务专员 007
1.8行政办公秘书 008
1.9行政主管 009
1.10行政管理专员 010
1.11安全主管 011
1.12安全专员 012
1.13车辆主管 012
1.14司机 013
1.15总务后勤主管 014
1.16总务后勤专员 015
1.17宿舍管理专员 016
1.18食堂管理专员 016
1.19保洁人员 017
1.20绿化人员 018
1.21公关事务主管 019
1.22公关事务专员 019


第2章 行政部日常业务工作规范


2.1总台值班管理规范 021
2.2员工着装管理规范 022
2.3员工打卡管理规范 023
2.4企业总机管理规范 023
2.5办公行为规范 024
2.6名片管理规范 025
2.7电子屏使用规范 026
2.8办公室物资管理规范 027
2.9公司文书收发作业规范 028
2.10文印室管理规范 030
2.11公司来宾参观接待规范 030
2.12报刊邮发管理规范 031
2.13公司会议程序与规范 032
2.14公物使用管理规范 036
2.15公司印章管理规范 037
2.16职工宿舍文明守则 038
2.17员工食堂管理规范 039
2.18环境卫生管理规范 040
2.19员工姓名牌管理规范 041
2.20计算机安全管理规范 042
2.21员工上下班管理细则 044
2.22员工识别证使用准则 045
2.23员工工作服装管理规范 046
2.24公司制服、工作服和其他劳保用品管理规范 047


第3章 行政部重要工作操作规范


3.1会议类型划分规范 049
3.2会前准备工作细节规范 050
3.3会前检查细节规范 052
3.4会中事务处理细节规范 054
3.5会议控制细节工作规范 056
3.6会后工作处理规范 058
3.7会议管控细节规范 060
3.8文书管理细节规范 062
3.9文书管理部门设置细节规范 063
3.10文书行文细节规范 064
3.11文书收发细节规范 065
3.12文书寄发细节规范 066
3.13文书处理细节规范 067
3.14请示审批细节规范 068
3.15文书制作细节规范 069
3.16文书整理细节规范 070
3.17归档处理细节规范 072
3.18档案整理细节规范 073
3.19档案保管细节规范 074
3.20公司档案借阅管理细节规范 077
3.21档案清理细节规范 078
3.22声像档案管理细节规范 079
3.23科技档案管理细节规范 080
3.24合同内容制定细节规范 080
3.25合同订立细节规范 082
3.26合同履行细节规范 083
3.27合同担保细节规范 087
3.28合同变更细节规范 088
3.29合同转让细节规范 089
3.30合同解除细节规范 090


第4章 行政部工作制度制定模板


4.1前台接待礼仪制度 093
4.2前台接待管理制度 099
4.3办公用品管理制度 101
4.4办公设备管理制度 103
4.5文书管理制度 105
4.6档案管理制度 108
4.7文书档案立卷归档制度 112
4.8声像档案管理制度 114
4.9往来信件管理制度 116
4.10公司印章管理制度 118
4.11图书资料管理制度 120
4.12电子资料管理制度 121
4.13员工考勤管理制度 123
4.14员工出差管理制度 126
4.15公司会议管理制度 128
4.16公司提案管理制度 130
4.17日常纪律管理制度 132
4.18会议室管理制度 135
4.19公司值班管理制度 136
4.20公司出入管理制度 137
4.21安全保卫管理制度 144
4.22公司电梯管理制度 148
4.23消防安全管理制度 150
4.24公司保密管理制度 153
4.25公司车辆管理制度 159
4.26车辆安全管理制度 162
4.27公司司机管理制度 164
4.28员工食堂管理制度 167
4.29员工宿舍管理制度 171
4.30清洁卫生管理制度 174
4.31环境绿化管理制度 176
4.32文化中心管理制度 180
4.33公关管理制度 181
4.34危机管理制度 183
4.35公务接待制度 185
4.36对外宣传制度 187
4.37电脑室管理制度 189
4.38公司网络使用管理制度 190
4.39公司保险库管理制度 191
4.40公司电子邮件使用管理制度 192
4.41企业打字、油印工作制度 193
4.42公司行政事务管理制度 194
4.43员工建议改善制度 197


第5章 行政部工作实用图表举例


5.1公司前台来访客人登记表 199
5.2前台接待来访记录表 199
5.3前台接待日志表 201
5.4信函与快件签收登记表 202
5.5信函与快件寄送登记表 202
5.6办公用品订购审批单 203
5.7办公用品台账 203
5.8报废物品清单 204
5.9办公用品领用表 204
5.10办公设备登记表 205
5.11文件会签单 205
5.12对外行文单 206
5.13发文目录表 207
5.14印章使用审批表 207
5.15印章使用登记表 208
5.16文书档案借阅审批表 208
5.17费用报销标准 209
5.18员工考勤登记表 209
5.19年度考勤汇总表 210
5.20员工请假申请单 210
5.21员工加班申请表 211
5.22员工出差申请表 212
5.23差旅费报销清单 212
5.24公司会议记录表（一） 213
5.25公司会议记录表（二） 213
5.26提案记录表 214
5.27员工提案评定表 215
5.28员工奖惩记录表 215
5.29员工违纪处理表 216
5.30会议工作评估表 217
5.31电梯设备巡视记录 218
5.32电梯月维修保养记录 219
5.33电梯季维修保养记录 220
5.34电梯年维修保养记录 220
5.35值班登记日志表 222
5.36保安执勤日志表 223
5.37外出员工登记表 224
5.38来宾出入登记表 224
5.39安全状况检查表 225
5.40防火设施检查表 226
5.41安全事故报告书 226
5.42突发事故报告表 227
5.43事故统计汇总 228
5.44车辆登记列表 229
5.45车辆登记卡 229
5.46车辆出入登记表 230
5.47车辆检查日志 230
5.48车辆检点表 231
5.49车辆请修表 232
5.50车辆保养记录表 232
5.51车辆加油申请表 233
5.52车辆加油记录表 234
5.53用车申请表 234
5.54车辆使用申请表 235
5.55派车记录单 236
5.56车辆事故现场记录单 236
5.57车辆事故报告单 237
5.58司机用车记录表 238
5.59车辆使用日志表 239
5.60车辆使用状况月报表 240
5.61车辆费用报销单 241
5.62车辆费用月度统计表 241
5.63食堂卫生检查表 242
5.64住宿申请表 242
5.65住宿人员资料卡 243
5.66宿舍分配申请表 244
5.67住宿登记表 245
5.68宿舍检查登记表 245
5.69宿舍物品借用卡 246
5.70卫生区域划计划表 246
5.71清洁工作安排表 246
5.72卫生状况检查表 247
5.73清洁卫生评分表 248
5.74商务接待安排表 249
5.75公务接待审批表 250
5.76公关活动策划表 251
5.77危机预警处理表 252
5.78危机记录分析表 252
5.79接待规格表 253
5.80年度会议实施计划表 253
5.81餐证领用登记表 254
5.82会议审核表 255
5.83公司文件传递审核表 255
5.84月度劳保用品发放单 256
5.85易耗品申请单 257
5.86办公用品订购审批单 257
5.87订购进度控制卡 258
5.88办公用品分发通知单 259
5.89办公用品台账 259
5.90报废物品清单 259
5.91档案目录卡 260
5.92公司印章使用申请单 260
5.93公司图书管理卡 261
5.94员工出勤管理办法 261
5.95员工请假表 262
5.96员工外出登记表 263
5.97会议日程安排表 264
5.98会议通知单 264
5.99提案建议表 265
5.100会议室使用申请表 265
5.101电梯设备巡视记录表 266
5.102月度用餐统计表 266
5.103招待申请单 267
5.104宿舍申请表 267
5.105供方服务质量检查评价表 268
5.106绿地养护工作记录表 268
5.107绿地养护质量巡查表 270
5.108绿化档案登记表 270

精彩书摘

4.35公务接待制度

公务接待制度

第一条　为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司的企业管理风范，有次序、有步骤地做好公务接待工作，使此项工作顺利纳入程序化管理轨道，特制定本制度。
第二条　接待范围
（1）政府部门工作人员前来公司了解情况或检查指导工作。
（2）外部企业或个人前来参观、学习、考察。
（3）办理具体事务。
第三条　本公司接待事务统一由行政部公关事务人员负责，前台接待人员负责协助。
第四条　接待方式
（1）团体接待：凡参观人数能在会客室容纳的，均以茶点招待，否则一律免于接待，至于陪同人员则由行政部协调有关部门决定。
（2）贵宾接待：按公司通知，以咖啡、糕点、冷饮或其他方式接待，并由公司高级人员陪同。
（3）普通接待：以茶点招待，由管理部门或有关部门派人陪同。
（4）临时接待：同普通接待。
第五条　接待审批
（1）贵宾及团体接待：由公司行政总监核准并于参观前3日将接待通知单填送各部门，以凭此办理接待，如事出至急，先以电话通知后补通知单。
（2）普通接待：由各部门经理核准，并于参观前1日将接待通知单填送相关部门，以利于接待，但参观涉及两个部门以上者，应比照“团体接待”办理。
（3）临时接待：由各部门经理核定，并于参观前1小时以电话通知相关部门办理接待，如参观涉及两个部门以上者，应商请行政部协调办理。
第六条　公司对国内外来宾的接待工作除由公司总经理或其他高级管理人员亲自接待以外，其余由行政部公关人员配合有关部门负责安排接待工作。
第七条　外事接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。
第八条　外事接待工作的基本原则：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密。
第九条　外宾来访时，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。
第十条　外宾来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择、安排参观项目，确定活动内容，拟订接待方案，报请主管批准。
第十一条　企业应根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈时如遇有非权限内的事情，要向主管请示，来不及逐级请示时可直接请示总经理。
第十二条　安排外宾用餐除特殊情况外，原则上陪同人员不超过两名；安排娱乐活动时，陪同人员亦应适当控制，坚决杜绝高消费、大吃大喝的现象发生。
第十三条　在接待来宾工作中，要认真做好安全保卫工作。
第十四条　接待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省。所有员工一律不准使用公款大吃大喝。
第十五条　接待费的使用严禁超支（超出预算总额）。
第十六条　接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。
第十七条　接待来宾能在公司食堂用餐不许出外就餐。中午一般不得喝白酒。
第十八条　用餐完毕原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费。确需要如此由批准人批准后方可施行。
第十九条　接待人员在招待任务完成之后须及时（24小时之内）凭请款单和接待费用的正式发票（必须由批准人和经手人背签）到财务部办理报销手续。收据和白条一律拒绝报销。
第二十条　接待费审批权限
（1）使用接待费金额500元（含）以下的由行政部经理批准。
（2）500～2000元（含）由行政总监批准。
（3）2000～5000元（含）由总经理批准。
（4）5000元以上由董事会批准。
第二十一条　接待人员原则上应事先填写接待请款单，报批准人批准后方可施行。特殊情况必须向批准人提前口头说明，获准后方可施行，事后必须补办手续，否则财务部予以拒绝报销。
第二十二条　非经批准人特批，接待人员事先一律不得到财务部借支。
第二十三条　财务部经理负责对接待费使用情况的全程监督，如发生严重违反本规定的行为，有权向总经理直接报告。
第二十四条　本制度由行政部与财务部共同制定，经总经理签批后生效。
第二十五条　本制度自××××年××月××日实施。

前言/序言

前言
PREFACE
只要仔细观察会发现，成功的企业都是用制度管人，按制度办事。建立健全科学化、规范化且有很好可操作性的管理制度是企业必不可少的软件设施，也是企业得以正常运转的基石，同样，部门其实就是一个公司小的缩影，因此部门中也需要建立、健全制度。
从行政工作的作用而言，不同行业、不同企业、不同发展阶段，行政部门所承担的职能是不同的。综合来讲，行政一般有三方面工作：第一是服务，为行政之主体，简言之就是保证全体员工的吃、喝、拉、撒，以保证全体员工工作的投入。第二是事务，文件流转、工作督办、信息传递、上下协调、接待、采购、宣传、档案、车辆、保卫等，保证公司和机构的正常运转。其三是参与决策，企业的发展战略、制度体系、重点工作推进等。所以不同的企业有不同的作用。
本书不是泛泛地阐述行政办公管理的整个体系，而是选取了行政办公管理中最实用、最核心的部分，即以行政办公管理最常见的主要内容——岗位职责、工作规范、行政管理制度、日常行政办公实用表格为主线，以表格化阐述为主要表达形式，在实用性上下功夫，所有的制度、表格都是“稍微修改一下便能用”，使得读者朋友在工作中遇到难题，都可以寻求到最佳的解决方法和途径。本书有以下两个显著特点：
1.管理制度与表格更加标准
本书对行政办公管理中经常出现的制度、表格进行了标准化设计，更加规范、统一，方便读者朋友理解、使用。另外，每种管理制度与实用表格都是紧贴工作实际，增强了制度的针对性和可执行性，更加科学、标准，大大提升了实际执行的效果。
2.内容设计思路清晰
本书对岗位职责、工作规范、日常行政管理制度和行政使用表格这几大模块的内容进行设计，以表格化阐述的方式交互呈现，简洁明了、拿来急用，方便实用易查找。
总而言之，本书力求将行政办公管理的实用、全面和新颖融为一体，做到更好、更方便，希望能够成为行政办公管理不可缺少的一本工具书，为读者朋友提供全方位的行政办公管理工作指导与参考依据。
作者　
2016.6.20
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