书中包含了各式商务场景中所需的经*模板，示范信件，例如，开通账户的销售技巧，维护媒体形象的新闻稿，客户服务邮件，税收申请，内部备忘录，节约时间和资源的电子邮件、即时通讯软件的用法，等等。

引言

1.行政部：部门内部书信

2.行政部：写给其他单位的信

3.招聘部：与应聘者或其他单位之间的信

4.招聘部：来自应聘者的信

5.人力资源部：写给全体员工的信

6.人力资源部：写给员工个人的信

7.人力资源部：来自员工的信

8.员工评估

9.福利部的通知

10.福利部的书信

11.商务邀请

12.政府事务

13.媒介部：写给媒体渠道的信

14.媒介部：写给员工和其他部门的信

15.法务部与合规部

16.危机管理

17.社区组织：公司或个人的来信

18.社区组织：写给公司或个人的信

19.应付会计

20.应收会计

21.薪酬部

22.办公服务部：关于维修保养、设施使用以及食品供应

23.办公服务部：关于物资和设备

24.办公服务部：关于收发室、图书室以及用车制度

25.办公服务部：写给供应商的信

26.IT部：一般制度

27.IT部：关于信息安全与维护

28.医务部

29.保卫部

30.培训部

31.差旅办公室

32.销售部与市场部：与客户之间的信

33.销售部和市场部：与合作伙伴以及员工之间的信

34.生产部、仓储部、及物流部

35.与零售业务有关的信

36.客户服务部：写给员工或客户的信

37.客户服务部：来自客户的信

38.教育机构：写给单位或个人的信

39.教育机构：来自单位或个人的信

40.个人事务：关于服务提供

41.个人事务：关于财务与政府

42.工作中人与人之间的交流

43.个人法律事务

44.关于看病就医

45.关于个人旅行

关于本书

亲爱的读者，

感谢您购买本书。非常高兴为您服务，希望本书能在以后对您有所帮助。

本书提供了1001封商务书信以及电子邮件，您可以将它们作为范例模板，在写信时套用或部分套用。

也许有些读者读过我们写的另一本书——《英文书信写作大全》。那本书专注于私人书信的写作，如写给朋友的，或写给雇主、学校、政府等浅显易懂的信，而这本新书则专注于商务书信。

什么意思呢？私人书信主要用来在家人或朋友之间联络情感、传递信息、处理事务等。您可以把信写得像聊天，即便非常不正式也没关系，甚至可以漫无目的地去写、仅仅打个招呼就行。

然而，商务书信则是用来传达特定的目的：或销售产品、或采购货物、或申请工作、传达公司政策、解决社区需求等等。

当您开始写商务书信时，您应当开门见山、直奔主题：这里，我为什么要写；这个，是我的具体要求或我所能做的；而这个，是我希望你去办的。

但这并不是让您写得像出自律师之手或和政府公文一样。商务交流可以也应当可以做到简洁明了、易于理解。在大多数情况下，礼貌友善的沟通是不会有错的。

一般来说，*佳的写信方法是，设想你就坐在他或她的桌对面，这时你会怎么说。当你试图和某人直接交流时，你可以称自己是“I”，称对方是“you”，这样既轻松，也很自然。

如果你正代表你的公司或单位承诺某项制度、或提供什么东西，*好用“we”或业务实体的名称。

下面是一个包含如何运用上述人称的例子： 

“I am writing on behalf of Consolidated Intergalactic to offer you the position of executive vice president for transportation services. In addition to the salary offer we discussed when you visited our offices, we offer a generous range of benefits.

I’m hoping you will accept the job and join our team soon. Please contact me at (727)555-0101 soon to discuss your plans.”

还有，不要把自己称作“one”。随着时间的推移，大家已经发现这种表达方式非常不好用。它不但过时，而且还会让读者感到迷惑。

另外，采用主动语态表达也很重要。 “You have violated our policy on vacation time”，这样说直截了当、切中要害，相比于这样的说法——“It has been determined that company policy on vacation time has not been followed”——则更能引起对方的重视。

重申一下，设想收信人就坐在你的桌对面。直接而礼貌地去表达吧，不要把信息隐藏在一些含蓄、曲折的文字之后。

在本书中，我们虚构一个名为Consolidated Intergalactic的公司，它位于大城市Lumbertown，是产品geegaws、doodads、thingamabobs的制造商。 那么geegaws、doodads、thingamabobs是什么？Lumbertown在哪儿呢？

这都不重要。

但是即便有1001封信，我们也不可能囊括发生在小城镇、大城市、或它们之间的一切业务，更不可能囊括产品和服务的全部类型。相反，我们写这本书的目的是为了让读者轻松地修改、套用这些信，并在工作和生活中将它们运用于或销售产品、或提供服务的真实业务中去。

同时，我们也刻意减少了信件的问候语、地址行和结束语。虽然在这些位置会有很多种表达方式供选择，但我们认为，在礼节礼貌方面，您也不会轻易出错。那么就让你的书信去表现你*佳的一面吧。

在本书中，Consolidated Intergalactic公司及其供应商、合作伙伴、员工、客户之间发生了一系列非常有趣的事儿。您可以把《英文商务书信写作大全》当作一部书信体小说——一个以书信的形式讲述的故事——从中吸收有用的词汇和表达，并把它们运用到自己的工作中去。